Konferencja PTPS, Łańsk, 24-26 września 2020 r.

Ogólne procedury bezpieczeństwa

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju wprowadzimy szereg czynności, związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa uczestnikom konferencji, takie jak:

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania

  1. Dostosujemy liczbę uczestników do obowiązujących przepisów tj. przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi.
  2. Kontrola liczby osób przebywających na terenie wydarzenia. Uczestnicy będą zakwaterowani w osobnych budynkach: Puszcza, Gawra, Okoń, Perkoz.
  3. Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania / wydarzenia zostanie zorganizowany w sposób:
    • zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 1,5 metra;
    • uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia / spotkania (miejsca / krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby).
  4. Zapewnimy w miejscu realizacji spotkania / wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia / spotkania, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.

Dodatkowo przy wejściu/wyjściu do restauracji oraz sali konferencyjnej umieszczone zostaną bramki do dezynfekcji każdego z uczestników.

  1. Zapewnimy regularne czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia / spotkania, takich jak: toalety, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz innych, często dotykanych powierzchni.
  2. Sala konferencyjna będzie wietrzona w każdej przerwie oraz kompleksowo czyszczona przy wykorzystaniu odpowiednich środków czyszczących przed rozpoczęciem i po zakończeniu konferencji.
  3. Zorganizujemy strefy wejścia / wyjścia na salę konferencyjną i restaurację zgodnie z poniższymi zaleceniami:
    • W widocznym miejscu przed wejściem / wyjściem na salę konferencyjną i restaurację zostanie umieszczona instrukcja dot. Prawidłowej dezynfekcji rąk jak i korzystania z bramki.
    • Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania będzie umożliwiać min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia / spotkania.
    • W ramach możliwości zapewnimy bezdotykowe wejście na salę konferencyjną- otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi.
    • Maksymalnie jak to jest tylko możliwe ograniczymy możliwość kontaktu osób wchodzących i wychodzących, ograniczymy możliwość zbierania się uczestników w ciągach komunikacyjnych w sposób uniemożliwiający zachowanie odpowiedniego dystansu. Wyjście do sali konferencyjnej będzie przygotowane w innym miejscu niż wyjście z sali.
  4. Rezygnujemy z punktu rejestracji uczestników spotkania. Każdy uczestnik konferencji zobowiązany jest do posiadania własnego imiennego identyfikatora. Wszystkie czynności obsługi recepcji ograniczać się będą jedynie do odbioru klucza do pokoju (bez wypełniania kart meldunkowych).
  5. Nie będzie wytyczonego miejsca na przechowywanie bagażu czy odzieży wierzchniej w częściach wspólnych.
  6. Serwowane posiłki i napoje w formie bufetu – obowiązek zakładania masek(własnych) oraz jednorazowych rękawiczek (zapewnia obiekt). Uczestnicy spotkania / wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie spotkania jedynie przy zachowaniu odpowiedniego dystansu społecznego. Podczas spożywania posiłków będą zachowane wymagania higieniczno-epidemiologiczne zgodne z wytycznymi dla gastronomii.
  7. Zapewnimy funkcjonowanie ogólnodostępnych toalet dla uczestników / pracowników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
    • Zapewnimy płynne mydło, płyn do dezynfekcji rąk oraz ręczniki jednorazowe papierowe.
    • Zawiesimy instrukcje dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki oraz instrukcję prawidłowej dezynfekcji rąk.
    • Zostanie zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
    • Kontrola dostępu pod kątem osób, chcących skorzystać z ogólnodostępnych toalet (maksymalna liczba osób mogących przebywać jednocześnie w ogólnodostępnym pomieszczeniu toalety równa się ilości dostępnych kabin / pisuarów).
  8. Zapewniamy dezynfekcję elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia / spotkania (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym wydarzeniu / spotkaniu.
  9. Wyznaczymy i przygotujemy (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenia, lub pokoju, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.

 

Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom/pracownikom/dostawcom  wydarzenia/spotkania

  1. Wyznaczymy osoby ds. przeciwdziałania COVID- 19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dot. COVID – 19 na danym wydarzeniu / spotkaniu.
  2. Zapewnimy niezbędne dane osobowe i kontaktowe wszystkich uczestników wydarzenia / spotkania, za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników wydarzenia / spotkania zakażenia koronawirusem.
  3. Uzupełnimy istniejący regulamin wydarzenia / spotkania o procedury związane z przeciwdziałaniem COVID – 19 szczególnie uwzględniający klauzulę RODO dot. przekazania organizatorowi najważniejszych danych uczestników wydarzenia / spotkania.
  4. Poinformujemy uczestników wydarzenia / spotkania zarówno przed wydarzeniem / spotkaniem oraz przy samym jego rozpoczęciu o zastosowanych procedurach dot. przeciwdziałaniu zarażeniu koronawirusem.
  5. Uczestnik wydarzenia / spotkania zostanie wcześniej poinstruowany, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów w dniu spotkania nie powinien na nie przychodzić, powinien pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego / Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
  6. Zalecamy szczególnie, aby w wydarzeniach / spotkaniach nie brały udziału osoby powyżej 70 roku życia i posiadające choroby przewlekłe.
  7. Będziemy mierzyć temperaturę u uczestników wydarzenia / spotkania za ich zgodą za pomocą bezdotykowego termometru.
  8. Nałożymy obowiązek stosowania przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia / spotkania środków ochrony osobistej – maseczek / przyłbic i jednorazowych rękawiczek (zarówno w trakcie samego wydarzenia / spotkania, jak i na etapie jego przygotowania tzw. montaż / demontaż).
  9. Nałożymy obowiązek dezynfekcja dłoni przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia / spotkania przed wejściem na teren wydarzenia / spotkania.
  10. Pracownicy obsługi / dostawcy przejdą obowiązkowe szkolenie w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID – 19 zastosowanych przy organizacji danego wydarzenia / spotkania szczególnie, uwzględniające bezdotykową obsługę uczestników wydarzenia / spotkania.
  11. W miejscu wydarzenia / spotkania zapewnimy odpowiednią ilość środków ochrony osobistej.
  12. Ograniczymy ilość personelu obsługi / wydarzenia spotkania do niezbędnego minimum.
  13. Ograniczymy korzystanie przez pracowników obsługi wydarzenia / spotkania z przestrzeni wspólnych, w tym:
    1. Wprowadzenie różnych godzin przerw.
    1. Zmniejszenie liczby pracowników korzystających ze wspólnych obszarów w danym czasie (np. przez rozłożenie przerw na posiłki).
  1. Zastosujemy poniższe zalecenia dla uczestników / pracowników obsługi wydarzenia / spotkania:
    1. Przed rozpoczęciem wydarzenia / spotkania obowiązkowo należy umyć ręce wodą z mydłem.
    2. Nosić osłonę nosa i ust, ewentualnie przyłbicę oraz rękawice ochronne podczas wykonywania obowiązków.
    3. Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy i współpracowników (rekomendowane 1,5 metra).
    4. Regularnie często i dokładnie myć ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i dezynfekować osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
    5. Podczas kaszlu i kichania zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.
    6. Starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.
    7. Dołożyć wszelkich starań (pracownicy obsługi wydarzenia / spotkania), aby stanowiska pracy były czyste i higieniczne, szczególnie po zakończonym dniu pracy. Dezynfekcja powierzchni dotykowych jak słuchawka telefonu, klawiatura i myszka, włączniki świateł czy biurka.
  1. Przygotujemy procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia i skuteczne poinstruowanie pracowników.
  2. Uruchomimy alarmowy numer telefonu, dostępny w czasie wydarzenia / spotkania, oznakujemy w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
  3. Organizator wydarzenia / spotkania współpracował będzie tylko z dostawcami / obiektami posiadającymi odpowiednie własne protokoły bezpieczeństwa dot. COVID 19.

 

Procedury zapobiegawcze: podejrzenie zakażenia koronawirusem pracowników / obsługi wydarzenia / spotkania

  1. Uczestnicy / pracownicy obsługi wydarzenia / spotkania powinni zapoznać się z wprowadzonym protokołem związanym z COVID-19 (przekazanie najważniejszych wytycznych i obowiązków w tym zakresie).
  2. Uczestnicy i pracownicy obsługi wydarzenia / spotkania zostaną poinstruowani, że w przypadku wystąpienia u nich niepokojących objawów nie powinni przychodzić na teren spotkania, powinni pozostać w domu i skontaktować się telefonicznie z lekarzem celem uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować, że mogą być zakażeni koronawirusem.
  3. Będziemy na bieżąco śledzić informacje Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach gis.gov.pl lub https://www.gov.pl/web/koronawirus/, a także obowiązujących przepisów prawa.
  4. W przypadku wystąpienia u pracownika wykonującego swoje zadania na terenie spotkania lub uczestnika przebywającego na terenie spotkania niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem niezwłocznie odseparujemy go od reszty osób i skierujemy do punktu medycznego / wyznaczonego pomieszczenia.
  5. Pracownik obsługi / uczestnik wydarzenia / spotkania oczekiwać będzie na transport sanitarny w wyznaczonym pomieszczeniu/punkcie medycznym, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób.
  6. Ustalimy obszar, w którym poruszał się i przebywał pracownik obsługi / uczestnik wydarzenia / spotkania, przeprowadzimy rutynowe sprzątanie, zgodnie z procedurami sanitarnymi oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
  7. Stosować się będziemy do zaleceń państwowego powiatowego inspektora sanitarnego przy ustalaniu, czy należy wdrożyć dodatkowe procedury biorąc pod uwagę zaistniały przypadek.

 

Procedury postępowania w przypadku podejrzenia u osoby / uczestnika wydarzenia / spotkania zakażenia koronawirusem

  1. W przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, uczestnik/obsługa spotkania nie powinien uczestniczyć w wydarzeniu / spotkaniu. Zostanie on poinstruowany o jak najszybszym zgłoszeniu się do najbliższego oddziału zakaźnego, celem konsultacji z lekarzem, poprzez udanie się tam transportem własnym lub powiadomienie 999 albo 112.
  2. Jeśli uczestnik mieszkać będzie w obiekcie, w którym odbywa się spotkanie / wydarzenie – nastąpi czasowe odizolowanie go w dedykowanym pomieszczeniu, powiadomienie dyspozytora medycznego o podejrzeniu zakażenia i zgłoszenie incydentu do kierownictwa obiektu w którym realizowane będzie wydarzenie / event, co umożliwi obsłudze ustalenie obszaru, w którym poruszała się i przebywała osoba, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami obiektu oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
  3. Ustalenie listy osób (jeśli to możliwe) obecnych w tym samym czasie i miejscu na terenie spotkania, w których przebywać będzie uczestnik/obsługa i zalecenie stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie https://www.gov.pl/web/koronawirus/, oraz gov.plodnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.
  4. Powiadomimy właściwą miejscowo powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i stosować się będziemy ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.
Współpraca